Annex SL: Evoluce v normách systému managementu

První reakce na zahájenou revizi normy ISO 9001:2015 byly zdrženlivé. Existuje mnoho uživatelů, kteří nepožadují žádné změny. Objevily se návrhy na „dvou- rychlostní přístup“, kde by vynikly podniky požadující změny a ostatní organizace by mohly udržovat současný přístup. Nakonec se všechny normy pro systémy managementu dočkají velké revize.

Proč vznikl Annex SL

Radikální změna přišla v květnu 2011, kdy ISO vydalo Směrnici 83 „Struktura a identický text norem pro systémy managementu, společné základní pojmy a definice systémů managementu“. Od května letošního roku se všechny normy zpracovávají podle Nařízení ISO/IEC, Část 1 „Konsolidovaný dodatek – Specifické postupy ISO“. Součástí Nařízení ISO/IEC 1 je Annex SL, který nahrazuje Směrnici 83.

Annex SL byl vypracován pracovní skupinou JTCG (Joint Technical Coordination Group). Celý text Směrnice Annex SL naleznete v dokumentu JTCG N316. Roční zasedání JTCG zahrnuje vedení a sekretariáty TC, které odpovídají za standardy pro systémy managementu. Na těchto zasedáních bude rozhodnuto, které normy budou zahrnuty do výše uvedeného jednotného rámce a jaké budou povoleny výjimky.

Annex SL je závazný pro všechny zpracovatele norem systémů managementu (MSS):

• MSS A – Normy stanovující požadavky pro systémy managementu (generické a sektorové)

• MSS B – Normy poskytující návod pro systémy managementu (generické a sektorové)

• MSS C – Ostatní normy vztahující se k systémům managementu.

Pro revizi ISO 9001 nebo ISO 14001 je podstatná skupina MSS A, která požaduje respektovat závaznou vyšší strukturu, shodný hlavní text norem, společné základní pojmy a definice pro systémy managementu v souladu s Annexem SL. Navíc musí být hlavní osnova všech standardů pro systémy managementu v souladu s Přílohami 2 a 3 Annexu SL.

Cílem Annexu SL je zajistit konzistenci a nasměrování norem systémů managementu:

• aplikací jednotného rámce pro tvorbu struktury organizace;

• aplikací identického hlavního textu norem, včetně základních pojmů a definic pro systémy managementu.

Zobecnění modelu řízení organizací má napomoci klienty požadovanému zjednodušení MSS. Integrované systémy managementu budou postaveny na jednom základu, respektujícím několik MSS.

K aplikaci Annexu SL vede několik důvodů. Velké organizace často využívají několik systémů a v konečném důsledku tak zavádějí více dokumentace, proto je obtížné vyvarovat se duplicitám. Malé firmy naopak vidí rozdílné požadavky na různé organizační modely a složitě je spojují do jednoho modelu řízení, resp. používají několik „Příruček“ pro každý systém managementu samostatně.

Jak to bude vypadat v praxi

Annex SL představuje budoucnost norem pro systémy managementu. Všechny normy MSS A sjednotí své požadavky podle Přílohy 3 Annexu SL. V této příloze naleznete deset bodů osnovy, tzv. „závaznou vyšší strukturu“ – viz Tab. 1.

Tab. 1 Deset prvků „závazné vyšší struktury“

Závaznou vyšší strukturou rozumíme hlavní osnovu, která bude stejná ve všech normách MMS.

Příklady definicí, které jsou společné ve všech normách MSS:

• Dokumentované informace: informace, u kterých se požaduje, aby byly organizací řízeny a udržovány, včetně medií, na kterých jsou uloženy.
• Kompetence: schopnost využít znalostí a dovedností k dosažení zamýšlených výsledků.
• Výkonnost: měřitelný výsledek.
• Zainteresovaná strana: osoba nebo organizace, která může mít vliv nebo být sama ovlivněna nebo se sama vnímá jako ovlivněna rozhodnutím nebo činností.

Příkladem shodného textu norem MSS je následující požadavek 7.2, vztahující se ke kompetencím:

Organizace musí
a) stanovit potřebné kompetence osob(y), provádějících práce v rozsahu svého řízení, které mají vliv na její výkonnost,

b) zajistit, že tyto osoby jsou kompetentní díky vhodnému vzdělání, výcviku a zkušenostem,

c) tam, kde je to vhodné, přijmout opatření pro osvojení si potřebné kompetence a vyhodnotit efektivnost přijatých opatření a

d) udržovat vhodnou dokumentovanou informaci jako důkaz o kompetenci.

Nové požadavky na systémy managementu kvality

Nejzásadnější změnou je odstoupení od požadavků na řízení dokumentace a souvisejících záznamů. Vzhledem k současnému významu informačních a komunikačních technologií budou vyžadovány „dokumentované informace“. Na mnoha místech textu ISO 9001 bude vyžadována aplikace managementu rizik, v části 8 „Provoz“ budou rizika sledována v celém životním cyklu produktu. Současně bude po revizi zrušen požadavek na preventivní opatření, neboť jejich principy nebyly v mnoha organizacích pochopeny a využívány.

Výhledy MMS

Jednotné uspořádání všech norem do budoucna zajistí konzistenci zejména pro integrované systémy řízení a vychází vstříc potřebám většiny uživatelů. V novém formátu již byly vydány tři normy a dalších sedm je v přípravě, včetně novelizace ISO 9001 nebo ISO 14001. Podle Britského úřadu pro normalizaci se dále připravuje ISO norma, která převezme britský standard OHSAS 18001.

Pro odborníky, kteří se co nejdříve chtějí seznámit s novým uspořádáním MMS dle Annexu SL, doporučuji vyhledat „ČSN-online“ ČSN ISO 22301 „Společenská bezpečnost – Systémy managementu kontinuity podnikání – Požadavky“. Nově byla také vydána norma ČSN

Ing. Milan Trčka

Předseda TNK6, ÚNMZ Praha

Publikováno v Perspektivách kvality č.1/2014