Slova "Politika kvality" či "Cíle kvality" mnozí šéfové neradi slyší. A právem. Vrcholové vedení je vnímá jako slohové cvičení manažera kvality, které mají schválit v rámci přezkoumání systému kvality. S vydáním normy ISO 9001:2015 roste význam strategické řízení, kterým budou lépe vnímány kdysi formální politiky a cíle. Víte, co pro mohou pro oživení politiky kvality udělat manažeři?
Je na auditorovi, aby se přesvědčil, nakolik se vrcholovým manažerům daří transformovat politiku kvality do praxe, a zda koresponduje s plněním cílů. Cíle kvality se netýkají pouze manažerů, ale mají být plněny na všech řídicích úrovních či funkcích organizace. Jaké má management podat důkazy, že se politikou kvality zabývá, a že je aktuální? Jednoduše tím, že předloží důkazy o jejím naplňování a doložením očekávaných výsledků.
Manažeři si ze školení pamatují, že cíle mají být parametrické, tj. SMART. V dnešní překotné době mají být vyhodnocovány podle potřeb a měněny v souladu s proměnlivými požadavky podnikatelského prostředí a požadavků na udržitelný růst organizace. Ověřuje se, zdali jsou cíle konkrétní, měřitelné či dosažitelné a zda organizace poskytla osobám odpovědným za jejich plnění zdroje. Požadavek se přitom týká se všech úrovní řízení. Navíc auditor očekává, že pro cíle kvality mají plány jejich dosažení, viz Tab. 1:
Tab 1. Cíle kvality a plánování jejich dosažení - příklady
Při pravidelném přezkoumání systému kvality mají být zváženy trendy a meziroční srovnání, resp. využívání cílových hodnot. Uveďme se příklady důkazů o naplňování cílů kvality:
- Rozložení cílů na jednotlivé řídicí úrovně, funkční místa či role.
- Vazba politik na organizační strukturu a procesy.
- Propojení strategických a krátkodobých cílů a jejich přenesení na výkonnou úroveň (tj. projekty, úkoly).
Pokud má organizace hodnotit výkonnost v oblasti kvality a efektivnost systému managementu kvality, očekává se, že ukazatele výkonnosti naplňující firemní cíle. Připravte se na propojení cílů, strategických iniciativ a výkonového reportingu. To představuje pravidelné monitorování a měření procesů ve vazbě na kritické faktory úspěchu (KFÚ), které z mnoha procesních ukazatelů napomohou vedení vybrat klíčové ukazatele (KPI).
Tab. 2 Propojení cílů, strategických iniciativ a výkonového reportingu
Pro lepší srozumitelnost se v ISO 9001:2015 efektivností QMS rozumí dosahování plánovaných ukazatelů, resp. zapojení a nasměrování všech spolupracovníků ke splnění výkonnostních cílů v oblasti kvality.
Očekávaná změna ISO 9001:2015 umožňují dodat systému podnikového řízení další energii. Od managementu se očekávají strategická rozhodnutí, dlouhodobé nikoli krátkodobé cíle. Díky omezení vlivu dokumentace může být docíleno rovnováhy procesního řízení a vhodné firemní kultury. Vlastníci firem očekávají vysokou výkonnost výroby či poskytovaných služeb, spokojenost zákazníků, excelentní produkty, ale i zapojení zaměstnanců, jejich ochotu nést odpovědnost či sdílet firemní know-how.
Vyhodnocení vstupů a výstupů (dat, údajů, záznamů) z přezkoumání managementu má být patrno ze zapojení všech členů vedení, včetně ustanovení, zavedení, monitorování a přezkoumávání politik. Jaké jsou důkazy, které mají být předkládány jako výstupy z přezkoumání vedením:
- změny politik a cílů kvality;
- plány zlepšování procesů a produktů a související opatření;
- změny požadavků na zdroje;
- revize obchodních či podnikatelských plánů;
- rozpočty.
A malý návod na to, jak se stát ještě lepším manažerem: stačí porozumět, co si přejí zájmové strany, zákazníci a co po něm vlastně chce jednou za čas auditor. Typické otázky, které mají být položeny v rámci "management review":
• Nakolik se změnil kontext organizace reagující na podnikatelské prostředí?
• Jak se změny podnikatelského prostředí přenáší do systému řízení organizace?
• Jsou zvážena a vyhodnocena všechna rizika před zahájením navrhovaných změn?
• Ovlivní příprava strategických plánů požadavky na uspořádání systému managementu?
• Jsou stanoveny podmínky řízení externích procesů (např. outsourcing, kooperace) před jejich zavedením?
Audit se zpravidla soustředí na získání informací, zdali je v celé organizaci porozuměno jejím strategiím či politikám. Je samozřejmostí zapojení všech manažerů do pravidelného přezkoumávání vedením. Na vstupu jsou informace o naplňování strategických či krátkodobých cílů, na výstupu náměty pro nasměrování organizace a její další rozvoj.
Autor: Milan Trčka
Toto dílo podléhá licenci Creative Commons Uveďte autora-Neužívejte komerčně 3.0 Česká republika License.
Literatura
[1] ISO Part 1, Annex SL, Příloha 2 Závazná struktura, identický základní text, obecné termíny a základní definice